Le format PDF comporte de nombreux avantages toutefois on trouve encore de nombreux professionnels partageant sur leur site ou avec leurs clients des documents Office.
Quels sont les avantages du PDF ?
La définition de Wikipedia dit l’essentiel :
Le Portable Document Format (communément abrégé en PDF) est un langage de description de pages créé par Adobe Systems dont la spécificité est de préserver la mise en forme (polices d’écritures, images, objets graphiques…) d’un fichier telle qu’elle a été définie par son auteur, et ce quelles que soient l’application et la plate-forme utilisées pour l’imprimer ou le visualiser.
Notons aussi qu’il s’agit aussi d’un standard ISO pour l’échange de documents.
En utilisant un PDF vous vous assurez que le document aura le même aspect pour tous.
En effet un document issu de la suite Office de Microsoft (Word, Excel, Powerpoint...) n’aura pas nécessairement le même aspect chez vos correspondants que sur votre poste de travail : la version du logiciel, les polices de caractère installées ou les préférences utilisateur. Enfin certains utilisent OpenOffice ou d’autres logicels alternatifs où la compatibilité est encore moindre.
En outre un document PDF n’est pas facilement modifiable : il permet de “figer” / formaliser un document / un livrable là où les documents “source” sont conçus pour être modifiés.
Pour ces raisons, sauf cas particuliers, ce sont bien des .pdf et non pas des .doc ou des .ppt qu’il convient de partager sur votre site ou d’adresser à vos clients.
Rien de moins pro que de recevoir d’un fournisseur un devis en Word ou une présentation en PPT (il faut a minima un PPS). Dans les pires des cas on peut même y retrouver dans les propriétés du document ou l’historique des modifications des informations confidentielles ou malvenues.
Comment créer un PDF
Rien de plus simple dans les versions récentes des logiciels que nous utilisons au quotidien : il existe une option “enregistrer en PDF”.
Il est aussi possible d’installer une “imprimante virtuelle” qui génère des PDF. Plusieurs logiciels le permettent. J’utilise pour ma part PDFCreator.
Adobe propose aussi une solution en ligne (payante), avec plus de fonctions comme l’exprt vers Word ou le regroupement de documents sur acrobat.com.
Partager des PDF sur son site : les bonnes pratiques
Indiquez le poids et le type du fichier : comme pour tout document proposé au téléchargement sur votre site il convient d’informer le visiteur du type de document (ici PDF) et de son poids (en ko ou Mo) afin qu’il ait une idée (même approximative) du temps nécessaire pour le télécharger et qu’il sache s’il pourra le lire avant de cliquer sur le lien.
Je préconise aussi pour ma part de systématiquement rédiger un descriptif du contenu du PDF pour informer le visiteur de son contenu d’une part et pour que le moteur de recherche interne du site puisse orienter vers le document (s’il n’est pas configuré pour indexer le contenu de celui-ci notamment).
Il est aussi recommandé de proposer un lien vers une application permettant de lire le fichier. J’avoue que je le fait rarement car rares sont les utilisateurs n’en disposant pas pour le PDF. SOuvent l’information se trouve sur la page d’aide du site avec un lien vers Adobe Reader : http://get.adobe.com/fr/reader/.
Certains proposent aussi des liens vers des logiciels libres (un site les recensait mais je n’ai pas retrouvé le lien) mais attention : certaines fonctionnalités avancées (formulaires PDF...) ne fonctionnent pas nécessairement correctement avec tous.
Les bonnes pratiques Opquast préconisent que le texte des documents PDF soit sélectionnable (bonne pratique 122). Attention aux PDF qua vous auriez demandé à votre imprimeur qui ne le sont pas toujours (voire comportent des traits de coupe...). C’est généralement le cas d’un document issu de Word mais ça ne l’est pas par défaut d’un PDF issu d’un scan (qui est pour l’essentiel une simple image).
Avantage notable : ceci permet aussi au contenu de votre PDF d’être indexé par Google ce qui est essentiel si votre site comporte essentiellement des PDF comme c’est parfois le cas.
Baliser le PDF : veillez à utiliser les styles de Word pour vos titres (titre 1, titre 2, titre 3...) pour hiérarchiser votre contenu puis à sélectionner la bonne option lors de l’export PDF. Cette hiérarchie permet d’afficher un plan du document dans Acrobat Reader, très utile pour les documents les plus longs, mais aussi joue un rôle dans l’accessibilité.
Optimisation pour les moteurs de recherche : veillez à donner un nom explicite au fichier, de préférence comportant des mots clés représentatifs de son contenu séparés par des traits d’unions (sans espaces ni caractères spéciaux ou accentués). Vous pouvez aussi renseigner les méta-données du documents (les propriétés).
Pour aller plus loin
Si votre organisation fait un usage intensif des fichiers PDF il peut être utile d’investir dans un outil doté de plus de fonctionnalités (et d’apprendre à s’en servir). J’utilise au bureau Acrobat Pro qui permet notamment d’insérer/extraire des pages, fusionner des documents, personnaliser la navigation au sein d’un document, insérer et exporter des commentaires, créer des formulaires, etc.
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Commentaires
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